Comment demander des échantillons de produits et pourquoi c'est important lors de la sélection de fournisseurs étrangers ? Gagnez du temps et de l'argent en demandant des échantillons avant et pendant votre recherche de produits. Découvrez comment…

Si vous êtes une entreprise ou une marque vendant des produits, la qualité des produits et des relations solides avec les fournisseurs devraient être des éléments clés de votre stratégie d'importation. Trouver un fabricant de confiance capable de produire des produits de qualité est essentiel pour développer et maintenir une marque fiable.

La qualité constante des produits est primordiale, et s'assurer que vous prenez les précautions nécessaires et effectuez une diligence raisonnable lors des étapes des échantillons vous permettra de livrer les meilleurs produits à vos clients.

Qu'est-ce que les échantillons de produits ?

Les échantillons sont un excellent moyen pour vous de tester et d'examiner les produits d'un fournisseur avant de passer une commande et de commencer la production en masse. Vous pouvez demander des échantillons à différents stades du processus de développement, en vous assurant un contrôle strict de la qualité et de la cohérence des produits tout en vous assurant que vous obtenez le produit exact que vous recherchez. C’est comme essayer avant d’acheter.

Vous pouvez demander des échantillons au début du processus afin de sélectionner et de choisir le bon fournisseur. Cela vous donnera l’occasion de voir ce que cela implique de travailler avec eux et de commencer à établir une relation.

Vous pouvez également demander des échantillons pendant les phases de développement, une fois que vous avez sélectionné et commencé à travailler avec un fournisseur. Les échantillons vous permettront de tester la fonctionnalité, les caractéristiques et la qualité du produit à différents stades : tests, stock avant production, etc.

Pourquoi les échantillons de produits sont-ils importants ?
Les échantillons sont très importants pour tous les acheteurs. Souvent, les fabricants et les fournisseurs sont situés à l’étranger et dans des lieux différents, il n'est donc pas possible de se rendre directement à l'usine pour vérifier le processus de fabrication de votre produit. Les échantillons permettent de combler cette distance et vous offrent l'opportunité de vérifier que vous êtes satisfait des produits.
Il est important de se rappeler que les échantillons servent à vérifier la qualité du produit et ne doivent pas être utilisés pour juger la qualité du fournisseur dans son ensemble. Les échantillons peuvent être de mauvaise qualité pour diverses raisons : informations insuffisantes dans le brief, utilisation de tissus et composants de mauvaise qualité, manque d’instructions, etc.

La correspondance des produits, les tailles et les mesures sont également des points très importants à vérifier pendant la phase des échantillons. Assurez-vous que vous êtes satisfait de chaque taille et mesure pour tous vos produits.
Si vous sourcez des produits tels que des vêtements, des textiles, des appareils électroniques, des cosmétiques, la taille et les mesures des produits affecteront d’autres aspects tels que : l’emballage du produit, l'expédition, l'emballage pour les consommateurs finaux, l'ajustement. Demander des échantillons pendant les phases de développement vous permettra de demander la taille exacte de votre produit.

Un autre aspect important de la demande d'échantillons est que vous pouvez les utiliser pour obtenir des retours clients, des informations sur le marché et des recherches qualitatives de vos clients finaux. Pouvez-vous organiser un petit groupe de discussion avec votre marché cible pour leur montrer le produit et identifier les caractéristiques qu'ils aiment, s'il y a des améliorations ou des ajustements à faire pour améliorer leur expérience avec votre produit ? Ces retours sont extrêmement précieux et peuvent vous aider à apporter des améliorations dès les premières étapes de développement. Cela vous aidera également à rester connecté à vos clients et à façonner le message marketing de votre produit.

Quels sont les coûts des échantillons ?
Il n’existe pas de coût standard pour les échantillons de produits, mais vous pouvez vous attendre à payer entre des échantillons gratuits et 2x, 5x le coût unitaire par échantillon.

Si vous avez établi une bonne relation avec votre fournisseur, il est probable que vous puissiez obtenir certains échantillons gratuitement.

Note : les échantillons gratuits ne doivent pas être abusés et, si vous êtes engagé à acheter des stocks d'un fournisseur, assurez-vous que les échantillons que vous demandez sont ceux qui vous intéressent vraiment. Ne demandez pas d'échantillons gratuits juste pour le plaisir.

Beaucoup d’acheteurs hésitent à investir dans des échantillons de produits, mais c’est un investissement très modique comparé à une commande de 1000 unités qui pourrait finalement ne pas correspondre à vos attentes.

La raison pour laquelle certains fournisseurs demandent des frais pour les échantillons est qu’ils devraient commencer une production complète pour quelques unités seulement, ce qui ne serait pas rentable pour eux. Dans certains cas, ils peuvent associer votre production à celle d’un autre client pour tenter de récupérer leurs coûts. Mais souvent, si le fournisseur doit fournir de nombreux échantillons, il est raisonnable qu’il demande un frais, car il n’a aucune garantie que vous passerez une commande.

Certains fournisseurs vous rembourseront les frais des échantillons une fois que vous aurez passé une commande.

C’est définitivement un équilibre à trouver et un aspect que vous, en tant qu'acheteur, devrez négocier pour trouver une solution appropriée pour les deux parties.

Comment commander et demander des échantillons ?
Pour commander des échantillons, vous devrez présélectionner les fournisseurs qui vous intéressent.
Vous pouvez trouver des fournisseurs en utilisant Sourcing Playground.
Envoyez le brief à chaque fournisseur en détaillant les échantillons de produits dont vous avez besoin : quantité, spécifications, caractéristiques, couleur, taille.
En fonction de votre arrangement avec les fournisseurs, vous payez ensuite les échantillons.
Les fournisseurs expédient vos échantillons initiaux et les envoient à votre adresse (domicile ou bureau).
Vous recevez les échantillons et testez le produit ; obtenez des retours et envisagez les modifications à apporter.
Il est toujours utile d’envoyer une petite note au fournisseur pour confirmer que vous avez bien reçu les échantillons et que vous lui ferez part de vos retours une fois les tests terminés. Cela aide à créer une bonne communication et une bonne relation de travail avec votre fournisseur. Fournissez un délai afin que le fournisseur sache quand il peut attendre vos commentaires.
Une fois les tests terminés, vous devrez faire part de vos commentaires au fournisseur pour expliquer si des modifications sont nécessaires. Si des modifications majeures sont nécessaires, cela pourrait affecter le prix unitaire.
Des négociations supplémentaires seront probablement nécessaires pendant ces phases, il vaut donc la peine de passer du temps à discuter avec vos fournisseurs autant que possible : par email, appels vocaux/vidéo pour renforcer la confiance dans la relation. Cela vous permettra de présélectionner davantage vos fournisseurs.
Il est possible que vous ayez besoin d’autres échantillons si beaucoup de changements sont apportés aux échantillons initiaux que vous avez reçus. Vous pourrez donc répéter le processus et progresser vers des échantillons améliorés.
Une fois les échantillons confirmés, vous finalisez les négociations et choisissez votre fournisseur.
Si possible, prenez du temps pendant les étapes des échantillons pour vous assurer que votre produit est le meilleur possible tout en utilisant cette opportunité pour renforcer votre relation avec le fournisseur.

Plus vous investissez de temps au début, plus cela vous fera gagner du temps par la suite.

Pour plus de conseils sur la manière de qualifier vos fournisseurs, cliquez ici.

Bonne chance dans votre recherche !